PEMBELIAN

Menurut  Mulyadi  (2001,  p299),  pembelian  adalah  suatu  usaha  yang dilakukan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan.

Jenis pembelian berdasarkan pemasok:

1.  Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok yang berasal dari dalam negeri

2.   Pembelian impor adalah pembelian dari pemasok yang berasal dari luar negeri.

Jenis pembelian berdasarkan transaksi :

1.Transaksi    pembelian    tunai    adalah    jenis    transaksi    dimana pembayarannya dilakukan secara langsung pada saat barang diterima.

2.Transaksi    pembelian    kredit    adalah    jenis    transaksi    dimana pembayarannya tidak dilakukan secara langsung pada saat barang diterima, tetapi dilakukan selang beberapa waktu setelah barang diterima, sesuai perjanjian kedua belah pihak.

Menurut  Mulyadi  (2001,  p299),  fungsi  yang  terkait  dalam  sistem akuntansi pembelian adalah:

1.   Fungsi gudang

Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung dipakai (tidak diselenggarakan persediaan barang di gudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang.

2.   Fungsi pembelian

Fungsi pembelian bertanggungjawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, mendapatkan informasi mengenai permintaan pembelian dari gudang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

3.   Fungsi penerimaan

Fungsi penerimaan bertanggungjawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima pemasok bertujuan untuk menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggungjawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.

4.   Fungsi akuntansi

Fungsi  akuntansi  yang  terkait  dalam  transaksi  pembelian  adalah fungsi  pencatat  hutang  dan  fungsi  pencatat  persediaan.  Fungsi pencatat  hutang  bertanggungjawab  untuk  mencatat  transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan hutang atau menyelenggarakan kartu hutang sebagai   buku   pembantu   hutang.   Fungsi   pencatat   persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.

Menurut Mulyadi (2001, p301), jaringan   prosedur dalam   sistem pembelian adalah:

1.   Prosedur permintaan pembelian

Dalam  prosedur  ini,  fungsi  gudang  mengajukan  permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Surat tersebut berisi sejumlah jenis barang-barang yang akan   dibeli   dan   dibuat   dalam   beberapa   rangkap.   Permintaan pembelian tersebut akan dipenuhi tergantung dari keputusan manager perusahaan yang bersangkutan.

2.   Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok

Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai  harga  barang  dan  berbagai  syarat  pembelian  yang  lain untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.

3.   Prosedur order pembelian

Dalam   prosedur   ini,   fungsi   pembelian   mengirim   surat   order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang telah dikeluarkan oleh perusahaan.

4.   Prosedur penerimaan barang

Dalam  prosedur  ini,  fungsi  penerimaan  barang  melakukan pemeriksaan  mengenai  jenis,  kuantitas,  dan  mutu  barang  yang diterima dari pemasok dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.

5.   Prosedur pencatatan hutang

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan  hutang  atau  mengarsipkan  dokumen  sumber  sebagai catatan hutang.

6.   Prosedur distribusi pembelian

Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

Retur Pembelian

Menurut Mulyadi (2001, p335), sistem retur pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengembalian barang yang sudah dibeli kepada pemasoknya.  Barang  yang  sudah  diterima  pemasok  terkadang  tidak sesuai dengan barang yang dipesan menurut surat order pembelian. Ketidaksesuaian itu terjadi kemungkinan karena barang yang diterima tidak cocok dengan spesifikasi yang tercantum dalam surat order pembelian, barang mengalami kerusakan dalam pengiriman, atau barang yang   diterima   melewati   tanggal   pengiriman   yang   dijanjikan   oleh pemasok. Fungsi terkait dalam sistem retur pembelian adalah:

1.   Fungsi gudang

Fungsi gudang bertanggung jawab untuk menyerahkan barang kepada fungsi  pengiriman  seperti  yang  tercantum  dalam  tembusan  memo debit yang diterima dari fungsi pembelian.

2.   Fungsi pembelian

Fungsi  pembelian  bertanggung jawab  untuk  mengeluarkan  memo debit untuk retur pembelian.

3.   Fungsi pengiriman

Fungsi pengiriman bertanggung jawab untuk mengirimkan kembali barang  kepada  pemasok  sesuai  dengan  perintah  retur  pembelian dalam memo debit yang diterima dari fungsi pembelian.

4.   Fungsi akuntansi

Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat transaksi retur pembelian dalam jurnal retur pembelian atau jurnal umum, mencatat berkurangnya harga pokok persediaan karena retur pembelian dalam kartu persediaan, dan mencatat berkurangnya hutang yang timbul dari transaksi retur pembelian dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar atau dalam kartu hutang.

Menurut  Mulyadi  (2001,  p339),  sistem  retur  pembelian  terdiri  dari jaringan prosedur berikut ini:

1.   Prosedur perintah retur pembelian

Dalam prosedur ini, retur pembelian terjadi atas perintah fungsi pembelian kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan kepada pemasok yang bersangkutan. Dokumen yang digunakan oleh fungsi pembelian untuk memerintahkan fungsi pengiriman mengembalikan barang ke pemasok adalah memo debit.

2.   Prosedur pengiriman barang ke pemasok

Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian yang tercantum dalam memo debit dan membuat laporan pengiriman barang untuk transaksi retur pembelian tersebut.

3.   Prosedur pencatatan hutang

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan retur pembelian dan menyelenggarakan pencatatan berkurangnya hutang dalam kartu hutang atau mengarsipkan dokumen memo debit sebagai pengurang hutang.

Istilah purchasing atau pembelian sinonim dengan procurement atau pengadaan barang. Berikut adalah definisi procurement menurut Bodnar dan Hopwood (2001:323), yaitu:“Procurement is the business process of selecting a source, ordering, and acquiring goods or services.”
Pendapat tersebut kurang lebih mempunyai arti: bahwa pengadaan barang adalah proses bisnis dalam memilih sumber daya-sumber daya, pemesanan dan perolehan barang atau jasa.

Pembelian adalah proses penemuan sumber dan pemesanan bahan, jasa dan perlengkapan. Kegiatan tersebut terkadang disebut pengadaan barang. Tujuan utamanya adalah memperoleh bahan dengan biaya serendah mungkin yang konsisten dengan kualitas dan jasa yang dipersyaratkan.

Pembelian adalah salah satu fungsi yang penting dalam berhasilnya operasi suatu perusahaan (Sofjan Assauri, 2008, p.223). permintaan pembelian adalah contoh suatu aktivitas yang merupakan satuan pekerjaan yang ditujukan untuk memicu bagian pembelian melakukan pengadaan barang sesuai dengan spesifikasi dan jadwal sebagaimana yang dibutuhkan oleh pemakai barang.

Fungsi pembelian sering dianggap sebagai bagian yang paling penting dan berpengaruh, bahkan bisa dikatakan sebagian besar proses bisnis berasal dari kegiatan pembelian. Alasan yang sangat fundamental untuk membahas fungsi pembelian ialah karena dalam bidang ini pemborosan mudah terjadi, baik karena perilaku yang disfungsional maupun karena kurangnya pengetahuan dalam berbagai aspek pembelian bahan, sarana, prasarana dan suku cadang yang diperlukan perusahaan.

Berikut adalah beberapa alasan mengapa pembelian merupakan area yang penting yang dikemukakan Brown dkk. (2001:131), yaitu:
1. Fungsi pembelian memiliki tanggung jawab untuk mengelola masukan perusahaan pada pengiriman, kualitas dan harga yang tepat, yang meliputi bahan baku, jasa dan sub-assemblies untuk keperluan organisasi.
2. Berbagai penghematan yang berhasil dicapai lewat pembelian secara langsung direfleksikan pada lini dasar organisasi. Dengan kata lain, begitu penghematan harga dibuat, maka akan mempunyai pengaruh yang langsung terhadap struktur biaya perusahaan. Sehingga sering dikatakan bahwa penghematan pembelian 1% ekivalen dengan peningkatan penjualan sebesar 10%.
3. Pembelian dan suplai material mempunyai kaitan dengan semua aspek operasi manajemen.

B. Tugas dan Tanggung Jawab Bagian Pembelian

Tanggung jawab bagian pembelian berbeda-beda disetiap perusahaan tergantung pada luasnya aktivitas yang dilakukan dan dipengaruhi oleh operasi yang ekonomis dari perusahaan tersebut.

Adapun tanggung jawab bagian pembelian antara lain:

1. Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembelian bahan-bahan agar rencana operasi dapat dipenuhi dan pemebelian bahan-bahan tersebut pada tingkat harga yang akan bersaing dalam memasarkan produknya.

2. bertanggung jawab atas usaha-usaha untuk dapat mengikuti perkembangan bahan-bahan baru yang dapat menguntungkan dalam proses produksi, perkembangan dalam desain, harga dan faktor lain yang dapat mempengaruhi produk perusahaan.

3. bertanggung jawab untuk meminimalisasi investasi atau meningkatkan perputaran bahan.

4. bertanggung jawab atas kegiatan penelitian dengan meyelidiki data dan perkembangan pasar.

Tugas- tugas yang dilakukan bagian pembelian dalam memenuhi tanggung jawab antara lain:

1. Melakukan pembelian bahan-bahan secara bersaing atas dasar nilai yang ditentukan tidak hanya oleh harga yang tepat tapi juga oleh waktu yang tepat, jumlah dan mutu yang tepat.

2. Membantu melakukan pemilihan bahan-bahan dengan menyelidiki.

3. Untuk memperoleh sumber-sumber pilihan dari suplai dengan melakukan usaha-usaha pencarian paling sedikit dua sumber dari suplai.

4. Mempengaruhi tingkat persediaan yang terendah.

5. Menjaga hubungan dengan suplier yang baik.

http://informasilive.blogspot.com/2013/03/pengertian-pembelian_3007.html

http://retno9293.blogspot.com/2013/01/pembelian.html